Cette checklist suit le calendrier d'un séminaire classique à Toulouse : deux jours, une trentaine de participants venus de plusieurs villes, un lieu de réunion hors du centre. Elle vaut aussi pour une convention au MEETT, un comité de direction au bord du canal ou une journée d'intégration dans un domaine du Lauragais.
Deux mois avant : cadrer
- Fixez le lieu et les hôtels ensemble. Un hôtel à Compans-Caffarelli et une salle à Labège, c'est une demi-heure de rocade matin et soir. Rapprocher les deux simplifie tout le reste.
- Repérez le lieu du dîner. S'il est éloigné des hôtels, le retour de fin de soirée devient le transfert le plus délicat du séminaire.
- Estimez le volume. Combien de personnes arrivent en avion, en train, en voiture ? Ce chiffre détermine le nombre de véhicules bien plus que le nombre total de participants.
- Demandez un premier devis sur la base de ces hypothèses. Les dates de grands salons remplissent les hôtels et mobilisent les chauffeurs de toute l'agglomération.
Trois à quatre semaines avant : la liste des arrivées
C'est le document central. Pour chaque participant, il vous faut :
- le nom et le numéro de mobile ;
- le mode d'arrivée : numéro de vol ou de train, avec l'heure prévue ;
- l'hôtel ;
- le mode et l'heure de départ à la fin du séminaire ;
- les besoins particuliers : mobilité réduite, bagage volumineux, arrivée tardive.
Envoyez cette liste à votre transporteur dès qu'elle est stable, même incomplète. Il pourra regrouper les arrivées proches : trois participants qui atterrissent à Blagnac à vingt minutes d'intervalle peuvent partager un van, à condition que le premier accepte d'attendre un peu. C'est à vous de fixer la règle.
Choisir les véhicules
Pour les arrivées individuelles, la berline convient. Pour les groupes qui voyagent ensemble ou les rotations entre hôtel et lieu de réunion, le van sept places réduit le nombre de véhicules à coordonner. Au-delà d'une vingtaine de personnes à déplacer au même moment, un autocar est plus adapté pour le trajet collectif ; les voitures avec chauffeur restent utiles pour les arrivées et départs individuels, les intervenants et la direction.
Le détail des capacités, bagages compris, est sur notre page van 7 places avec chauffeur.
Une semaine avant : le planning écrit
- Obtenez un planning de prises en charge, participant par participant, avec l'heure et le lieu.
- Envoyez à chaque participant son horaire, le lieu de rendez-vous et le nom de la personne qui l'attendra. Un message court suffit.
- Désignez un référent côté organisation, joignable pendant tout l'événement, que les chauffeurs peuvent appeler en cas de retard ou de changement.
- Vérifiez les accès : parking du lieu, entrée à utiliser pour les véhicules, horaires d'ouverture des grilles pour un domaine privé.
La veille : les derniers ajustements
Vols reportés, participants qui arrivent finalement en voiture, intervenant qui prend un train plus tôt : la veille, faites un dernier point avec le transporteur. C'est aussi le moment de confirmer l'heure de départ du dîner et le nombre de personnes qui rentreront par la navette.
Le jour J : trois moments à surveiller
Les arrivées du matin
Un vol en retard décale une prise en charge, pas tout le planning, si les chauffeurs suivent les vols en temps réel. Demandez que ce soit le cas, et que le référent soit prévenu des retards importants.
Le transfert vers le dîner
Prévoyez une marge. Entre 18 h et 19 h 30, la rocade toulousaine est à son pire, et un transfert de vingt minutes en prend facilement quarante-cinq.
Les retours de fin de soirée
Tout le monde ne part pas en même temps. Un véhicule en mise à disposition sur la soirée, qui fait des rotations vers les hôtels, est souvent plus simple et moins cher que des courses réservées une à une.
Après le séminaire : les départs
Les départs se répartissent sur la dernière demi-journée, vers l'aéroport et la gare Matabiau. Comptez deux heures avant un vol intérieur et au moins trente minutes avant un TGV, auxquelles s'ajoute le temps de trajet depuis le lieu de réunion. Pour un séminaire au MEETT, l'aéroport est à dix minutes ; depuis Labège, il faut compter une demi-heure hors pointe.
La facturation
Demandez des factures au nom de la société, avec le nom du passager et le trajet pour chaque course : c'est ce qui facilite le rapprochement avec le budget du séminaire et les notes de frais. Un devis global accepté à l'avance évite les mauvaises surprises.
Les lieux de séminaire à Toulouse et leurs particularités
- Le MEETT, au nord de l'aéroport : idéal pour les participants qui arrivent en avion, loin du centre pour les hôtels. Voir notre page VTC pour le MEETT.
- Le centre de congrès Pierre-Baudis, à Compans-Caffarelli : central, entouré d'hôtels, desservi par la navette de l'aéroport.
- Diagora, à Labège : au sud-est, à l'opposé de l'aéroport. Voir la page VTC à Labège.
- Les domaines et châteaux autour de Toulouse : cadre apprécié, accès à préparer, retours de nuit à organiser.
Vous préparez un séminaire à Toulouse ? Envoyez-nous votre liste d'arrivées, même provisoire.