VTC pour les entreprises à Toulouse : vos salariés et vos invités, conduits à l'heure

Les trajets que les sociétés nous confient

Dans la pratique, les demandes d'entreprise tiennent en quatre situations. Elles reviennent chaque semaine, et chacune a ses pièges.

• L'arrivée d'un visiteur. Un client, un auditeur ou un candidat atterrit à Blagnac ou descend du train à Matabiau. Il ne connaît pas la ville et doit arriver présentable.
• Le salarié en mission. Aller-retour dans la journée avec un vol à 7 h, ou trois jours sur place entre l'hôtel et un site de production.
• La délégation. Cinq ou six personnes à faire circuler entre le siège, une usine et un restaurant, sans taxi à héler entre chaque étape.
• Le séminaire. Des participants qui arrivent par vagues le matin et repartent tous en même temps le soir.

Réserver pour quelqu'un d'autre

C'est le cas le plus courant : l'assistante, l'office manager ou le responsable des achats réserve, et c'est un tiers qui monte dans la voiture. Dans le formulaire, indiquez le nom et le numéro de mobile du passager. C'est lui que le chauffeur appellera s'il y a un changement de dernière minute, pas vous.

Pour un vol, donnez le numéro du vol plutôt qu'une heure d'arrivée. Le chauffeur suit l'atterrissage en temps réel : si l'avion se pose avec quarante minutes de retard, il n'y a rien à rappeler. Le passager trouve son nom écrit sur un panneau à la sortie, en français ou en anglais selon ce que vous préférez.

Les zones d'activité que nous desservons le plus

La majorité des courses professionnelles partent de l'aéroport ou y arrivent. L'autre extrémité du trajet se trouve le plus souvent dans l'une de ces zones :

• Aéroconstellation et les sites aéronautiques de Blagnac, à quelques minutes des pistes ;
• la zone En Jacca à Colomiers, et Saint-Martin-du-Touch côté Toulouse ;
• Basso Cambo et l'Oncopole, au sud-ouest ;
• Montaudran Aerospace et le parc technologique du Canal à Ramonville ;
• l'Innopole de Labège, au sud-est.

Pour les sites fermés, précisez l'entrée à utiliser et, si le chauffeur doit se présenter à un poste de garde, le nom de la personne qui l'attend. Cela évite dix minutes de tractations à la barrière.

Délégations et séminaires : garder le véhicule toute la journée

Dès qu'un programme compte plus de deux déplacements dans la journée, la mise à disposition revient moins cher que des courses séparées. Le chauffeur reste avec le groupe, attend devant chaque site et adapte l'itinéraire si une réunion déborde.

Pour un groupe, le van Mercedes Classe V prend jusqu'à sept passagers avec leurs bagages. Pour un séminaire plus large, nous organisons des rotations entre l'aéroport, la gare et le lieu de l'événement : envoyez-nous la liste des arrivées avec les numéros de vol ou de train, et nous vous renvoyons un planning de prises en charge. Notre checklist des transferts de séminaire reprend toutes les étapes.

Facture et TVA

Chaque course donne lieu à une facture au nom de la société, avec le nom du passager et le trajet effectué, ce qui facilite le rapprochement avec les notes de frais. Le transport de personnes est soumis à une TVA de 10 %, détaillée sur la facture ; elle n'est pas récupérable, comme nous l'expliquons dans notre article VTC et note de frais. Le règlement se fait par carte bancaire ou par virement.

Ce qu'il faut nous envoyer pour une première demande

1. Le nom et le mobile du ou des passagers.
2. Le lieu et l'heure de prise en charge, ou le numéro de vol ou de train.
3. La destination, avec l'entrée exacte s'il s'agit d'un site fermé.
4. Le nombre de bagages, surtout s'il y a du matériel (valises de démonstration, stands).
5. La raison sociale et l'adresse de facturation.

Pour une demande récurrente ou un événement, le plus simple reste de nous appeler au 06 16 07 72 01 : on cale l'organisation en quelques minutes.