À lire avant tout. Cet article présente les principes généraux applicables en France en 2026. Il ne remplace pas l'avis de votre expert-comptable, qui connaît la situation de votre entreprise et les cas particuliers de votre secteur.
En bref
- Le prix d'une course en VTC ou en taxi pour un déplacement professionnel est une charge déductible du résultat de l'entreprise, à condition d'être justifiée.
- La TVA payée sur cette course, en revanche, n'est pas récupérable dans le cas général.
- La charge se comptabilise donc TTC.
- Pour un salarié remboursé sur note de frais, le remboursement n'est pas soumis aux cotisations sociales s'il correspond à des frais réels et justifiés.
La dépense elle-même : déductible si elle sert l'entreprise
Comme toute dépense professionnelle, le coût d'un trajet en VTC ou en taxi est déductible du bénéfice imposable à deux conditions : il doit être engagé dans l'intérêt de l'entreprise, et être justifié par une pièce. Un trajet vers un client, un transfert entre l'aéroport et un salon, une course pour rentrer d'un dîner d'affaires tardif entrent naturellement dans ce cadre. Un trajet personnel, même payé avec la carte de la société, n'y entre pas.
En pratique, l'administration regarde la cohérence : la date, le trajet et le motif doivent pouvoir être rapprochés d'une activité professionnelle. D'où l'intérêt de pièces précises.
La TVA : pourquoi elle n'est pas récupérable
C'est la règle qui surprend le plus. Le transport de voyageurs, en taxi comme en VTC, est soumis à la TVA au taux de 10 %. Mais le Code général des impôts exclut du droit à déduction la TVA qui grève le transport de personnes. Une entreprise qui paie un VTC pour ses salariés ne peut donc pas récupérer ces 10 %, contrairement à la TVA sur la plupart de ses autres achats.
Il existe quelques exceptions, qui concernent surtout les entreprises de transport elles-mêmes ou le transport régulier du personnel entre le domicile et le lieu de travail dans le cadre d'un contrat permanent. Pour un trajet ponctuel d'un salarié ou d'un invité, la règle générale s'applique : pas de récupération.
Conséquence pratique : la charge se comptabilise pour son montant TTC. Une course de 33 € TTC est une charge de 33 €, pas de 30 € plus 3 € de TVA récupérable.
Les pièces à conserver
Pour un trajet de 25 € TTC ou plus, le transporteur doit remettre une note au client ; en dessous, sur demande. Pour une entreprise, demandez une facture en bonne et due forme. Vérifiez qu'elle comporte :
- la date de la course ;
- le nom et l'adresse du transporteur ;
- le nom du client ou de la société ;
- le lieu de départ et d'arrivée ;
- le montant hors taxes, le taux et le montant de la TVA, et le montant TTC.
Chez DrivePlus, chaque course donne lieu à une facture au nom de la société qui l'a réservée, avec le nom du passager et le trajet effectué. C'est ce qui permet de rapprocher facilement la dépense d'un déplacement précis.
Le salarié remboursé sur note de frais
Quand un salarié avance les frais et se fait rembourser, deux règles comptent :
- Le remboursement au réel, sur présentation des justificatifs, n'est pas soumis aux cotisations sociales ni à la CSG-CRDS, dès lors que la dépense correspond bien à un déplacement professionnel.
- La note de frais doit être accompagnée de la facture ou de la note du transporteur. Un simple relevé bancaire ne suffit pas.
Pour simplifier la vie de tout le monde, beaucoup d'entreprises préfèrent que ce soit la société qui réserve et reçoive directement la facture : le salarié n'avance rien, et la comptabilité reçoit une pièce complète. C'est aussi la solution quand la course concerne un invité, un client ou un candidat.
Taxi ou VTC : une différence pour la comptabilité ?
Non. Taxi et VTC relèvent du même taux de TVA et de la même exclusion du droit à déduction. La différence est ailleurs : avec un VTC réservé à prix fixe, le montant est connu à l'avance, ce qui facilite le respect d'une politique de voyage ou d'un budget d'événement. Nous comparons les deux dans notre article taxi ou VTC à Toulouse.
Les erreurs fréquentes
- Récupérer la TVA d'une course de VTC par habitude : c'est l'erreur la plus courante, et elle ressort lors d'un contrôle.
- Garder un simple reçu de carte bancaire au lieu de la facture du transporteur.
- Oublier le motif : noter en marge de la note de frais le client ou l'événement concerné évite bien des questions plus tard.
- Mélanger les trajets personnels et professionnels sur une même facture.
Pour organiser les déplacements de vos équipes et de vos invités à Toulouse, avec une facture par course au nom de la société, voyez notre page VTC pour les entreprises. Pour un événement, notre checklist des transferts de séminaire peut vous être utile.
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